障害年金の申請において、カルテが廃棄されていても初診日を証明する方法は複数存在します。具体的には、2番目以降の医療機関での受診状況等証明書の取得、診察券やお薬手帳などの参考資料の活用、そして第三者証明の提出という3つの主要な対処法があります。医療機関のカルテ保存期間は法律上5年と定められているため、10年以上前に初診日がある場合にカルテが残っていないことは珍しくありません。
この記事では、障害年金の初診日証明においてカルテが廃棄された場合の具体的な対処法を詳しく解説します。初診日の重要性から、受診状況等証明書の取得方法、有効な参考資料の種類、第三者証明の活用方法、さらに20歳前傷病の特例措置まで、実際の申請に役立つ情報を網羅的にお伝えします。
障害年金における初診日とは何か
初診日とは、障害の原因となった傷病について初めて医師または歯科医師の診療を受けた日のことです。この日付は単なる受診記録ではなく、障害年金の受給可否や受給額を左右する極めて重要な基準日となります。
初診日が決定する3つの重要事項
障害年金の制度において、初診日は3つの重要な判定基準となっています。
第一に、初診日に加入していた年金制度によって、受給できる年金の種類が決まります。国民年金に加入していた場合は障害基礎年金のみの対象となり、厚生年金に加入していた場合は障害基礎年金に加えて障害厚生年金も受給できる可能性があります。
第二に、保険料納付要件の判定基準日となります。初診日の前日において、初診日の属する月の前々月までの保険料納付状況が確認され、この要件を満たしていなければ障害年金を受給することができません。
第三に、障害認定日の決定に関わります。原則として初診日から1年6か月を経過した日が障害認定日となり、この日において障害の状態が認定基準に該当しているかどうかが審査されます。
初診日が年金額に与える影響
初診日がいつであるかによって、受給できる年金の金額は大きく異なることがあります。厚生年金加入中に初診日がある場合は、障害基礎年金に上乗せして障害厚生年金を受給でき、配偶者がいる場合には加給年金が加算されることもあります。一方、国民年金のみの加入期間に初診日がある場合は、障害基礎年金のみの受給となるため、年金額に差が生じます。
カルテが廃棄される理由と医療機関の現状
医師法では、カルテ（診療録）の保存期間は最後の診療日から5年と定められています。この規定により、10年以上前に受診した医療機関では、カルテがすでに廃棄されている可能性が高くなります。
医療機関によって異なる保存状況
法定保存期間は5年ですが、医療機関によっては独自の判断でより長期間カルテを保存している場合もあります。特に近年では電子カルテの普及により、紙のカルテが廃棄されても電子データとして記録が残っているケースが増えています。そのため、カルテが廃棄されていると思い込まずに、まずは医療機関に確認することが重要です。
カルテが取得できないその他の理由
カルテを入手できない理由は廃棄だけではありません。医療機関自体が閉院してしまった場合には、カルテの所在が不明になることがあります。病院の合併や名称変更により、過去の記録がどこにあるかわからなくなるケースも存在します。さらに、本人が初診の医療機関を覚えていない場合や、複数の医療機関を受診していて初診がどこだったか不明確な場合もあります。
受診状況等証明書の基本と確認ポイント
受診状況等証明書は、障害年金の申請において初診日を客観的に証明するための正式な書類です。この書類は初診の医療機関に作成を依頼し、医師が傷病名、発病年月日、初診年月日、終診年月日、発病から初診までの経過などを記載します。
受診状況等証明書の作成費用と期間
受診状況等証明書の作成費用は医療機関によって異なりますが、一般的に3,000円から5,000円程度です。作成期間は1週間から2週間程度が目安となりますが、医療機関の状況によっては1か月程度かかることもあります。
受診状況等証明書を受け取ったら確認すべき点
受診状況等証明書を受け取った際には、いくつかの重要なポイントを確認する必要があります。
最も重要なのは、初診年月日が明確に記載されているかどうかです。この欄が空白であったり曖昧に記載されていたりすると、初診日を証明する書類として認められない可能性があります。
次に確認すべきは「発病から初診までの経過」の欄です。ここに別の医療機関の記載がある場合、その医療機関での受診状況等証明書が別途必要になることがあります。
また、記載根拠の確認も重要です。「本人の申し立てによるものです」のみにチェックが付けられている場合は、初診日の証明として認められないため注意が必要です。カルテや診察券など、客観的な資料に基づいて記載されていることが求められます。
受診状況等証明書が不要となるケース
すべての障害年金申請で受診状況等証明書が必要というわけではありません。先天性の知的障害の場合は出生日が初診日とみなされるため、受診状況等証明書の提出は不要です。完全脱臼したまま生育した先天性股関節脱臼のケースも同様の扱いとなります。また、初診の医療機関が障害年金の診断書を作成する場合は、その診断書に初診日が記載されるため、受診状況等証明書を別途提出する必要はありません。
カルテ廃棄時の基本的な対処法
初診の医療機関でカルテが廃棄されており、受診状況等証明書を取得できない場合には、いくつかの対処法があります。
受診状況等証明書が添付できない申立書の作成
カルテが廃棄されている場合は、「受診状況等証明書が添付できない申立書」を作成します。この書類は申請者本人が作成するものです。
ただし、重要な注意点があります。この申立書だけで初診日が認められることは基本的にありません。「受診状況等証明書が添付できない申立書」は、あくまで「初診の医療機関の受診状況等証明書はありませんが、その他の資料で初診日を認めてください」という意味合いの書類です。そのため、初診日を証明できる参考資料を添付して提出することが必要です。
2番目以降の医療機関への依頼
初診の医療機関でカルテが取得できない場合は、2番目に受診した医療機関に受診状況等証明書の作成を依頼します。2番目の医療機関にも記録がない場合は、3番目、4番目と順番に当たっていきます。
2番目以降の医療機関の受診状況等証明書において、「発病から初診までの経過」の欄に初診の医療機関名と初診年月日が記載されていれば、その記載を根拠に初診日が認められることがあります。特に、請求の5年以上前に作成された診療録などに本人申立ての初診日が記載されている場合は、その資料だけで初診日が認められる可能性が高まります。
紹介状（診療情報提供書）の活用
転院の際に紹介状を作成してもらっていた場合は、転院先の医療機関に紹介状が残っていないか確認します。紹介状には通常、初診日と受診の経緯や診断名などが記載されています。転院先の受診状況等証明書とともに紹介状の写しを提出できれば、初診日の有力な証明資料となります。
初診日証明に有効な参考資料の種類
カルテが廃棄されている場合でも、様々な参考資料を活用することで初診日を証明できる可能性があります。
公的な資料による証明
身体障害者手帳、療育手帳、精神障害者保健福祉手帳は、取得時期によっては初診日を推定する根拠となります。これらの手帳の申請時に作成された診断書も重要な資料であり、都道府県や医療機関に個人情報開示請求をすることで入手できる場合があります。
生命保険、損害保険、労災保険の給付申請時に作成された診断書も有効な資料です。これらの診断書には発病日や初診日に関する情報が記載されていることが多いです。交通事故による傷病の場合は、交通事故証明書が初診日を証明する資料となります。
医療機関関連の資料による証明
診察券は、発行日や診療科が記載されている場合、初診日を推定する資料となります。特に精神科などの単科病院の診察券で、初診として受診した可能性が高い場合は、初診日の証明資料として認められやすい傾向があります。
医療機関の領収書も、日付と診療科が確認できれば参考資料となります。入院記録や入院計画書なども有効です。お薬手帳は処方された薬の種類と日付が記録されているため、特に精神疾患の場合は抗うつ薬などの処方記録が初診日の証明に役立つことがあります。糖尿病手帳も同様に参考資料として活用できます。
健康保険関連の資料による証明
レセプト（診療報酬明細書）は、初診日の証明に有効な資料の一つです。レセプトとは、医療機関が保険者に対して診療費用を請求する際に作成する明細書であり、どのような診療や投薬を受けたのかが記録されています。
レセプトの開示請求先は、加入していた健康保険によって異なります。協会けんぽの場合は管轄の協会けんぽ支部に、健康保険組合の場合は各組合の窓口に、国民健康保険の場合は市区町村役場の担当窓口に請求します。ただし、レセプトの保存期間は通常5年程度であり、初診日が10年以上前の場合は活用できないことが多いため、初診日が比較的最近の場合は早めに開示請求を行うことが重要です。
その他の参考資料
小学校や中学校の健康診断の記録や成績通知表も参考資料となることがあります。学校医の健康診断で異常が発見された記録があれば、初診日を推定する資料となります。通知表の生活記録に病気に関する記載があれば、それも参考になります。
事業所の健康診断の記録も同様です。会社の定期健康診断で異常が発見され、医療機関を紹介された場合などは、その記録が初診日の証明に役立つことがあります。救急搬送の証明書は、救急車で搬送された場合に消防署に請求することで入手できます。家計簿、手帳、日記なども、医療機関を受診した日付や病状に関する記録があれば、参考資料として提出できます。
第三者証明の活用方法と要件
第三者証明とは、正式には「初診日に関する第三者からの申立書」といい、医療機関で診療を受けていたことを第三者が証明する書類です。2015年10月の国民年金法・厚生年金保険法の施行規則改正により、第三者証明を活用した初診日の証明が認められるようになりました。
第三者として認められる人の条件
第三者証明を作成できる人には条件があります。民法上の三親等内の親族は第三者として認められません。両親、兄弟姉妹、祖父母、おじ・おば、甥・姪などは第三者証明を書くことができません。
第三者として認められるのは、四親等以上の親族であるいとこなど、友人、隣人、職場の上司や同僚、学校の先生、民生委員などです。原則として2人以上の第三者による証明が必要ですが、初診日の医療機関で働いていた医師、看護師、薬剤師、理学療法士、精神保健福祉士などの医療従事者による証明であれば、1人でも認められます。
第三者証明が有効となる条件
第三者証明は、以下のいずれかに該当する場合に有効とされます。
第一に、第三者が請求者の初診日頃の受診状況を直接見て認識していた場合です。一緒に病院に付き添った友人や、病院で見かけた知人などが該当します。第二に、請求者や請求者の家族から、初診日頃に受診状況を聞いていた場合です。当時、病気のことを相談されていた友人や上司などが該当します。第三に、請求者や請求者の家族から、請求時から概ね5年以上前に受診状況を聞いていた場合です。最近5年以内に初めて聞いた場合は、第三者証明として認められません。
第三者証明の効果的な書き方
第三者証明には、第三者本人の氏名、住所、電話番号、請求者との関係を記載します。次に、請求者がいつ、どこの病院を受診したのかを記載し、請求者の発病から初診日までの症状や日常生活上の支障についても、分かる範囲で記載します。
特に重要なのは、初診日頃の受診状況をどのようにして知ったのかを具体的に書くことです。「受診に付き添った」「本人から相談を受けた」「家族から聞いた」など、知り得た状況を詳しく説明することで、第三者証明の信頼性が高まります。受診に至った経緯や医師からの療養の指示など、具体的な内容を記載することも重要です。
20歳前傷病の初診日証明における特例措置
20歳前傷病による障害基礎年金は、20歳になる前に初診日がある傷病による障害について支給される年金です。20歳前は国民年金に加入していないため保険料を納付することができず、保険料納付要件は問われません。20歳前傷病の場合、初診日の証明についても一定の緩和措置が設けられています。
第三者証明のみで初診日が認められる可能性
20歳前に初診日がある障害基礎年金の請求において、初診日の医証（受診状況等証明書）が得られない場合、第三者証明により請求者申立ての初診日を認めることができます。
20歳前傷病の場合の第三者証明の要件は、第三者が請求者の初診日頃または20歳前の時期の受診状況を直接見て認識していた場合、請求者や家族から初診日頃または20歳前の時期に受診状況を聞いていた場合、請求者や家族から請求時から概ね5年以上前に受診状況を聞いていた場合のいずれかに該当することです。重要な点として、20歳前傷病の場合は、他の参考資料がなくても第三者証明のみで初診日が認められる可能性があります。
18歳6か月前受診による緩和措置
2番目以降に受診した医療機関であっても、18歳6か月前に受診したことが確認できる場合は、初診日を具体的に特定しなくても本人が申し立てた初診日が認められます。これは、障害認定日が原則として初診日から1年6か月を経過した日であるため、18歳6か月前の受診が確認できれば、障害認定日が20歳到達日であることが明らかになるためです。ただし、その受診日前に厚生年金加入期間がない場合に限られます。
先天性障害の特例
知的障害（精神遅滞）は、常に出生日が初診日とされるため、受診状況等証明書の提出は不要です。先天性股関節脱臼も、完全脱臼のまま生育した場合は出生日が初診日とされます。これらの先天性障害については、病歴・就労状況等申立書の記載も簡素化が認められており、出生時から現在までの状況を一括してまとめて記入することができます。
社会的治癒の考え方と活用方法
社会的治癒とは、一度症状が軽快した後に同じ疾患が再び発症した場合でも、社会生活を問題なく過ごせていた期間が一定以上あれば、治癒したとみなし、再発後の症状は別の傷病として扱う考え方です。この「治癒」は医学的な治癒ではなく、社会保険上の判断基準によるものです。
社会的治癒が認められる条件
社会的治癒が認められるかどうかは、通院や服薬をしていたかどうか、就労していたかどうか、通常の日常生活や社会生活を営んでいたかどうかという要素を総合的に判断して決定されます。期間の長さは重要な要素であり、おおむね5年以上、通常の日常生活や社会生活を営んでいた場合に社会的治癒が認められる傾向にあります。
社会的治癒が認められた場合のメリット
社会的治癒が認められると、再発後に初めて医師の診療を受けた日が新たな初診日となります。これにより、最初の初診日では保険料納付要件を満たしていなかった場合でも、再発後の初診日で納付要件を満たしていれば障害年金を請求できます。また、最初の初診日が国民年金加入中であった場合でも、再発後の初診日が厚生年金加入中であれば、障害厚生年金を請求することが可能になります。
相当因果関係との違い
社会的治癒と混同されやすい概念に「相当因果関係」があります。相当因果関係とは、「前の傷病がなかったら、後の疾病は起こらなかったであろう」と認められる関係のことです。相当因果関係があると認められた場合、前の傷病と後の疾病は同一傷病として扱われ、前の傷病の初診日が障害年金の初診日となります。一方、社会的治癒が認められると、前の傷病と再発後の傷病は別の傷病として扱われ、再発後の初診日が新たな初診日となります。
社会的治癒や相当因果関係の判断は、受診状況等証明書や診断書、病歴・就労状況等申立書の記載内容などをもとに、日本年金機構が個別に行います。社会的治癒を主張する場合は、専門家である社会保険労務士に相談することが推奨されます。
初診日の年月のみ特定できる場合の取り扱い
初診日を証明する資料により、初診日のある年月までは特定できるものの、日付が特定できない場合があります。このような場合は、当該月の末日が初診日として扱われます。
例えば、参考資料から「令和2年5月に初めて受診した」ことは分かるが、具体的な日付が不明な場合は、令和2年5月31日が初診日となります。この取り扱いは、初診日の特定が困難な場合でも、可能な範囲で初診日を認定し、障害年金の請求を可能にするためのものです。
初診日証明の具体的な進め方
カルテが廃棄されている場合の初診日証明は、段階を踏んで進めていくことが効果的です。
まず初診の医療機関に確認する
カルテが廃棄されていると思われる場合でも、まずは初診の医療機関に確認することが重要です。カルテは廃棄されていても、パソコンに初診日と終診日の情報だけ残っているケースがあります。電子カルテの場合は、紙のカルテとは別に電子データが保存されていることもあります。病院のサマリー（概要記録）や診察券発行記録などが残っている場合もあります。
医療機関に連絡する際は、「障害年金の申請を検討しているので、受診状況等証明書を作成していただきたい」と伝え、カルテが残っているかどうかを確認してもらいます。
2番目以降の医療機関を当たる
初診の医療機関で記録が取得できなかった場合は、2番目に受診した医療機関に連絡します。2番目の医療機関に、最初の医療機関の名称や初診日が記載された記録がないか確認します。特に、紹介状が残っていないかを確認することが重要です。紹介状には初診日や診断名、経過などが記載されていることが多く、初診日の有力な証明資料となります。
参考資料を集める
医療機関での記録が取得できない場合は、初診日を証明できる参考資料を集めます。まず、自宅にある資料を探し、診察券、領収書、お薬手帳、保険給付の書類、日記や手帳などを確認します。次に、公的機関に開示請求を行います。障害者手帳の申請時の診断書は都道府県に、レセプトは加入していた健康保険に開示請求できます。生命保険や損害保険に給付を請求したことがある場合は、保険会社に診断書の写しを請求することも検討します。
第三者証明を準備する
参考資料と併せて、第三者証明も準備します。初診日頃の受診状況を知っている人に依頼して、「初診日に関する第三者からの申立書」を作成してもらいます。第三者証明は原則として2人以上必要ですが、医療従事者であれば1人でも認められます。
専門家への相談を検討する
初診日の証明が困難な場合は、障害年金に詳しい社会保険労務士への相談を検討します。社会保険労務士は、個々の状況に応じた適切なアドバイスや、書類作成のサポートを行うことができます。特に、社会的治癒の主張や複雑なケースでは、専門家のサポートを受けることで、請求が認められる可能性が高まることがあります。
障害年金の初診日証明に関するよくある疑問
障害年金の初診日証明について、多くの方が抱える疑問についてお答えします。
カルテが廃棄されていたら障害年金を受給できないのかという疑問については、カルテが廃棄されていても、2番目以降の医療機関の記録、参考資料、第三者証明などを組み合わせることで、初診日を証明できる場合があります。諦めずに、可能な限りの資料を集めることが重要です。
初診の病院が閉院してしまった場合の対処法については、まず閉院した病院のカルテがどこに引き継がれたかを調べます。地域の医師会や保健所に問い合わせると情報が得られることがあります。カルテが見つからない場合は、2番目以降の医療機関の記録や参考資料を活用します。
第三者証明を家族に書いてもらえるかという疑問については、三親等内の親族（両親、兄弟姉妹、祖父母、おじ・おば、甥・姪）は第三者として認められないため、四親等以上の親族であるいとこなどや、友人、隣人、職場の同僚などに依頼する必要があります。
初診日の日付が分からない場合の対処法については、初診日のある年月までは特定できるが日付が不明な場合は、その月の末日が初診日として扱われます。参考資料から年月を特定できるよう努めることが大切です。
20年以上前の初診日でも証明できるかという疑問については、20年以上前であっても、2番目以降の医療機関の記録、障害者手帳の申請時の診断書、生命保険の診断書、第三者証明などを活用して証明できる場合があります。時間が経過しているほど資料収集は困難になりますが、諦めずに探すことが大切です。
まとめ
障害年金の初診日証明において、カルテが廃棄されているという状況は決して珍しくありません。しかし、カルテ以外にも初診日を証明するための様々な方法があります。
重要なのは、一つの方法がだめでも諦めずに、複数の方法を組み合わせて証明を試みることです。受診状況等証明書が添付できない申立書、2番目以降の医療機関の記録、各種参考資料、第三者証明など、利用できる手段をすべて活用することが大切です。
また、初診日の証明が困難なケースでは、障害年金に詳しい社会保険労務士に相談することが推奨されます。専門家のアドバイスを受けることで、適切な対処法を見つけ、障害年金の受給につなげることができる可能性が高まります。障害年金は、障害により日常生活や就労に制限を受ける方々の生活を支える重要な制度です。初診日の証明という壁に直面しても、粘り強く取り組むことが受給への道を開きます。
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